Sistema para empresas de transporte de carga en Perú: qué debe resolver antes de comprarlo

En una empresa de transporte de carga, un mismo viaje se escribe varias veces.

• El área comercial toma el pedido por WhatsApp.
• Operaciones lo pasa a un Excel de viajes.
• Alguien emite la guía en el portal de la SUNAT o en otro programa.
• Facturación vuelve a escribir el cliente, la ruta y el monto.
• Al final, el contador recibe todo a fin de mes y lo registra otra vez.

Cada vez que alguien vuelve a escribir, aparece un error: una placa equivocada en la guía, una detracción que nadie descontó o un viaje que se hizo y nunca se facturó. Además, el gerente no tiene una respuesta rápida a la pregunta que más le importa: ¿cuánto ganamos en cada viaje?

Este artículo explica qué tiene que resolver un sistema para una empresa de transporte de carga en el Perú. Sirve para comparar propuestas aunque al final no se elija Odoo.

1. Que el viaje nazca una sola vez

La prueba más simple para cualquier sistema es esta: ¿el pedido del cliente se convierte en el viaje, el viaje en la guía y la guía en la factura, sin que nadie copie los datos?

En Odoo, la cadena funciona así:

1. Pedido. El vendedor registra el servicio: cliente, origen, destino, tipo de carga y tarifa.
2. Carga. El almacén recibe la mercadería del cliente y la sube al camión. El camión figura en el sistema como una ubicación más, así que se sabe en todo momento si la carga está en el almacén, en ruta o ya entregada.
3. Guía. Al despachar, el sistema emite la guía de remisión del transportista con los datos que ya tiene: placa, conductor, remitente, destinatario y puntos de partida y llegada.
4. Factura. El viaje entregado pasa a facturación con su detracción calculada.
5. Contabilidad. La factura se contabiliza sola y queda en los registros que pide la SUNAT.

Si en una demostración el proveedor tiene que «exportar e importar» entre módulos para pasar de un paso al siguiente, ese sistema no resuelve el problema principal.

2. La guía del transportista, sin rehacerla

La guía de remisión del transportista es el documento que más detiene camiones en carretera. Tiene que llevar, entre otros datos:

• el número de registro del MTC de la empresa;
• la placa del vehículo (y la del semirremolque, si hay);
• el DNI y la licencia del conductor;
• el remitente, el destinatario y la guía del remitente a la que corresponde;
• el peso bruto y los puntos de partida y llegada.

Un buen sistema guarda esos datos una sola vez: la placa en el vehículo, la licencia en el conductor y el registro del MTC en la empresa. Así, al emitir la guía, el despachador solo elige el camión y el conductor, y no hay manera de que salga con una licencia vencida o con la placa de otro camión.

Qué datos lleva cada guía, y cuándo corresponde la del remitente y cuándo la del transportista, está explicado en la guía de remisión electrónica: remitente y transportista.

3. La detracción, calculada en la factura

El servicio de transporte de bienes por carretera está sujeto a detracción: el 4 % cuando el servicio supera S/ 400. Se calcula sobre el mayor de dos montos: lo que se cobra o el valor referencial del viaje.

En la práctica, los errores típicos son tres:

• la factura sale sin la leyenda de la detracción;
• el cliente paga el total y nadie se da cuenta de que faltaba el depósito;
• el dinero de la cuenta del Banco de la Nación no aparece en la contabilidad, y la caja «no cuadra».

En Odoo, la factura del servicio calcula la detracción, la muestra en el comprobante y deja pendiente la constancia de depósito. Cuando llega la constancia, el cobro se reparte entre la cuenta corriente y la cuenta de detracciones.

4. Cuánto deja cada viaje

Esta es la pregunta del gerente, y la que un Excel responde peor. El ingreso de un viaje está en la factura, pero sus costos llegan por varios lados:

• el combustible, en vales o en facturas del grifo;
• los peajes;
• los viáticos y el pago del conductor;
• el mantenimiento y las llantas, que se reparten entre muchos viajes.

En Odoo, cada gasto se asigna al viaje o al camión desde el registro de la compra, con una cuenta analítica (centro de costo). A fin de mes sale un informe con el ingreso, el costo y el margen de cada camión, de cada ruta y de cada cliente. Esta asignación se define en la implementación, según cómo controle hoy la empresa sus costos.

Con ese informe, el gerente puede contestar preguntas como estas:

• ¿qué ruta sale a pérdida cuando se suma el retorno vacío?
• ¿qué camión gasta más combustible por kilómetro?
• ¿a qué cliente conviene subirle la tarifa?

5. La flota bajo control

El vehículo es el activo más caro de la empresa, y casi siempre su control vive en un cuaderno. Odoo Flota guarda por cada camión:

• el kilometraje y el consumo de combustible;
• los mantenimientos hechos y los que tocan;
• los documentos con fecha de vencimiento: SOAT, revisión técnica y póliza.

Si la empresa ya usa GPS, conviene que el sistema lo reciba: así operaciones ve en qué punto va cada camión sin llamar al conductor.

6. Preguntas para hacerle a cualquier proveedor

Antes de elegir un sistema para la empresa de transporte, conviene pedir que muestren, con un viaje de ejemplo:

1. El pedido que se convierte en guía y en factura sin volver a escribir los datos.
2. Una guía del transportista aceptada por la SUNAT, con placa, conductor y registro del MTC.
3. Una factura con detracción y el registro de la constancia de depósito.
4. El margen de un viaje con su combustible y sus peajes.
5. Qué pasa con la carga si el camión cambia en ruta (trasbordo).

Un proveedor que trabaja con empresas de transporte puede mostrar estos cinco pasos con su propia base de demostración. Si promete hacerlo «después de la implementación», conviene preguntar en cuántas empresas del rubro ya lo hizo.

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