ERP para constructoras y supervisoras de obra en el Perú: qué debe resolver

En una constructora o en una supervisora, cada obra funciona como una pequeña empresa: tiene su personal, sus compras, su caja chica y, muchas veces, su propio RUC, porque se ejecuta en consorcio. La oficina central se entera de lo que pasa en cada obra por WhatsApp, por correo y por los Excel que llegan a fin de mes. Así, las dos preguntas que más le importan al gerente tardan semanas en tener respuesta:

• ¿Cuánto lleva gastado cada obra frente a lo presupuestado y a lo cobrado?
• ¿Está cubierto todo el personal que exige el contrato?

Cada sección de este artículo separa dos cosas: lo que Flexone implementó en una empresa supervisora de obras públicas y lo que Odoo, con la localización peruana de Flexone, trae para cualquier empresa.

1. El costo de cada obra, al día

Con Odoo, en cualquier empresa. En Odoo, cada obra tiene su cuenta analítica (centro de costo). Ahí caen las órdenes de compra, los gastos de caja chica, la planilla del personal asignado y las facturas al cliente. El gerente ve el margen de cada obra mientras avanza, no recién al liquidarla. Si la obra tiene almacén propio, cada salida de material también va a su costo.

Facturación emite cada valorización como un hito del contrato, con el adelanto descontado y la detracción calculada. Los contratos de construcción tienen una detracción del 4 % cuando la operación supera los S/ 700. La supervisión no es un contrato de construcción, así que su detracción va con otra tasa.

En una supervisora de obras públicas. Cada consorcio es una empresa separada dentro del mismo sistema, con sus comprobantes y sus libros; el consorcio con contabilidad independiente tiene RUC propio. Conviene decidir desde el primer día cómo verá la gerencia el consolidado de todas las obras, porque cada empresa cierra sus libros por separado.

2. El personal, organizado por cargo

En una supervisora de obras públicas. En obra pública, el contrato con la entidad se firma con un plantel de cargos: el jefe de supervisión o el residente, los especialistas y sus asistentes. La empresa se compromete a tenerlos cubiertos toda la obra y, si un profesional se va, a reemplazarlo por otro que cumpla el mismo perfil o uno superior.

Por eso, en la supervisora, el sistema se organizó por cargo y no solo por persona. Cada obra muestra sus cargos, quién ocupa cada uno y quién lo ocupó antes, con sus fechas. Un cargo vacío salta a la vista.

Ese historial vivía en documentos de Word, uno por obra, que la empresa llama sus cuadernos de obra. Se cargó al sistema con una revisión fila por fila. Este registro interno no reemplaza el cuaderno de obra oficial que exige la entidad.

Con Odoo, en cualquier empresa. La ficha de cada trabajador guarda su contrato, sus documentos y sus vencimientos, como el examen médico ocupacional o el curso de trabajo en altura, y el sistema avisa antes de que venzan. Más detalle en RR. HH. y planillas.

3. La asistencia en campo

Con Odoo, en cualquier empresa. En una obra no hay una puerta con reloj. Odoo recibe las marcaciones:

• desde el celular, con la hora y la ubicación; lo marcado fuera de la zona de la obra queda señalado para que el jefe lo revise;
• en un quiosco, con una tablet en la oficina de obra y un PIN por persona;
• en relojes ZKTeco, que guardan las marcaciones si se cae el internet.

Quien sale a una diligencia la declara y el jefe la aprueba. Lo aprobado pasa a la planilla sin volver a digitarse.

En una supervisora de obras públicas. RR. HH. ve en una sola pantalla las marcaciones de cada obra junto con las vacaciones, los descansos médicos, los permisos y las diligencias. El trabajador justifica una salida o una tardanza en el mismo momento en que marca.

4. Los concursos y los especialistas

En una supervisora de obras públicas. Una supervisora gana sus contratos en concursos públicos, y cada propuesta presenta especialistas que cumplen el perfil de las bases: profesión, colegiatura y años de experiencia en obras parecidas. En la supervisora, quien arma la propuesta busca por especialidad y ve de cada profesional su experiencia acreditada con sus certificados y si está libre o comprometido en otra obra. Cuando un profesional trabajó en dos obras a la vez, el sistema cuenta ese periodo una sola vez, como piden las bases estándar.

Con Odoo, en cualquier empresa. El postulante se inscribe por la web o por WhatsApp, la IA resume su CV frente a los requisitos del puesto y el sistema valida su DNI con RENIEC. La decisión de a quién contratar es siempre del equipo de selección. Al contratarlo, sus datos pasan a la ficha sin volver a digitarse. Más detalle en reclutamiento y talento.

5. Compras y caja chica por obra

En una supervisora de obras públicas. Las solicitudes de compra nacen en cada obra (equipos de protección personal, cómputo, útiles) y la orden de compra queda ligada a la obra que la pidió. Quien hace un gasto menor lo rinde contra la caja chica de su obra o de la oficina, con su comprobante.

Con Odoo, en cualquier empresa. Cada compra la aprueba el jefe que corresponde según su monto o su área, con las cotizaciones comparadas a la vista. La factura del proveedor entra desde el XML, y al pagar, tesorería descuenta la detracción y la retención. Para la caja chica, quien gasta toma una foto del comprobante con la app del celular: proveedor, RUC, serie, IGV y total salen de la foto, y la persona ve cuánto le falta rendir. Más detalle en rendiciones y caja chica.

6. Contabilidad y planilla

En una supervisora de obras públicas. Se implementaron la contabilidad y la planilla en el mismo sistema que el personal, las compras y los gastos.

Con Odoo, en cualquier empresa. RR. HH. calcula la planilla con las reglas peruanas (PLAME, gratificaciones, CTS y quinta categoría), y el asiento reparte el costo del personal por centro de costo, así que cada obra recibe el suyo. Los obreros de construcción civil tienen un régimen laboral propio, y una constructora debe verlo calculado antes de elegir sistema.

7. El avance de la obra

Con Odoo, en cualquier empresa. Sobre el proyecto de Odoo, el jefe de obra ve el Gantt con la ruta crítica y la línea base, y la gerencia ve la curva S con lo planificado, lo avanzado y lo gastado. Más detalle en servicios y proyectos.

El presupuesto por partidas, con metrados y análisis de precios unitarios, suele armarse en un programa de presupuestos de obra como S10. Antes de elegir un ERP conviene preguntar cómo pasa ese presupuesto al sistema: si se importa por partidas o si alguien lo vuelve a digitar.

En resumen

Más rubros con experiencia en la página de industrias.

Preguntas para hacerle a cualquier proveedor

Conviene pedir que muestren, con una obra de ejemplo:

1. El costo de la obra con sus compras, su caja chica, su planilla y sus facturas, en un solo informe.
2. Cómo se lleva un consorcio con RUC propio y cómo se ve el consolidado de todas las obras.
3. Cómo marca el personal en una obra sin buena señal de internet.
4. Dónde aparece el cargo vacío cuando renuncia un especialista clave, y quién se entera.
5. La planilla de construcción civil, si la empresa tiene obreros.
6. Cómo entra al sistema el presupuesto de obra que hoy está en S10 o en Excel.
7. Qué parte de lo que muestran es estándar y qué parte es desarrollo a medida, y quién lo mantiene después.

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