Cómo controlar el inventario cuando Excel ya no alcanza

Casi todas las empresas empiezan a controlar su inventario en un Excel, y al principio basta. El problema llega de a pocos. Un día el vendedor ofrece un producto que el archivo da como disponible y en el estante no hay. Otro día aparece una caja vencida al fondo del almacén. A fin de mes, el contador pide el costo de lo vendido y el almacén solo puede darle cantidades.

Este artículo ayuda a decidir si llegó el momento de cambiar, qué pedirle a un sistema de inventario y cómo cambiar sin detener el almacén.

Siete señales de que Excel ya no alcanza

1. Hay más de una versión del archivo. El almacenero tiene la suya, ventas tiene otra y la gerencia una tercera. Nadie sabe cuál es la buena.
2. El stock del archivo y el del estante no coinciden, y la diferencia aparece cuando el cliente ya pagó.
3. Solo una persona entiende el Excel. Si sale de vacaciones, nadie sabe cuánto hay.
4. El inventario está en varios lugares: un almacén central, una tienda, un local alquilado, un camión. Cada lugar se cuadra por separado.
5. Hay productos con lote o con fecha de vencimiento, y nadie puede decir rápido qué lote salió para qué cliente.
6. Las compras se hacen de urgencia, porque el aviso de que algo se acaba llega cuando ya se acabó.
7. El kardex se arma a fin de mes a partir de las facturas, y nunca cuadra con la cuenta de mercaderías.

Con dos o tres de estas señales, el Excel ya le cuesta a la empresa: ventas que no se concretan, mercadería que vence en el estante, compras de urgencia a mayor precio y horas de cuadre cada mes.

Hay además una señal que pone la SUNAT. Si los ingresos del año anterior superaron las 1,500 UIT, la empresa tiene que llevar el inventario permanente valorizado (formato 13.1), con el costo de cada entrada y de cada salida. Un kardex reconstruido en Excel a fin de año es difícil de defender en una fiscalización.

Qué debe tener un sistema de inventario

Almacenes, ubicaciones y permisos

El sistema tiene que saber no solo cuánto hay, sino dónde: en qué almacén y en qué ubicación (zona, pasillo, estante).

En Odoo, cada almacén tiene sus ubicaciones, sus usuarios y su stock. El encargado de la tienda ve y mueve solo lo suyo, el sistema no deja despachar lo que no hay (bloqueo de stock negativo) y cada transferencia entre almacenes emite su guía de remisión electrónica.

Lotes, series y vencimientos

En alimentos, medicinas, insumos químicos o equipos con garantía, la cantidad no basta: hace falta el lote o la serie y la fecha de vencimiento. Así, ante un reclamo, la empresa sabe a quién más se le vendió ese lote.

En Odoo, el sistema despacha primero lo que vence antes y avisa de lo que está por vencer. El kardex también sale por lote o por serie.

Reabastecimiento con datos del propio consumo

Un mínimo y un máximo puestos a mano hace años no reflejan cómo se vende hoy. En Odoo, el área de compras recibe:

• mínimos y máximos calculados a partir del consumo de cada producto;
• la clasificación ABC y XYZ: qué productos pesan más en el valor y cuáles tienen una demanda estable o errática;
• alertas de quiebre de stock y de productos que llevan meses sin moverse;
• la orden de compra sugerida, con la cobertura en días y el tiempo de entrega del proveedor.

Código de barras en el celular

Cada código escrito a mano es una oportunidad de error. Con un lector o con el celular, el almacenero registra las recepciones, los despachos y los conteos escaneando la etiqueta del producto y la de la ubicación, sin papel de por medio.

Un kardex que cuadra con la contabilidad

El kardex no debería armarse al final del mes: debería ser el registro de lo que el almacén ya hizo. En Odoo, cada ingreso y cada salida mueve la contabilidad en el mismo momento, el costo de ventas sale del kardex y el formato 13.1 sale en Excel y en el archivo que pide la SUNAT. El detalle está en la página del kardex valorizado en Odoo.

Cómo se hace el cambio sin detener el almacén

El paso de Excel a un sistema no exige cerrar el almacén una semana. Exige orden, en este orden:

1. Limpiar la lista de productos. El almacén y compras acuerdan un código por producto, con su unidad de medida y sin duplicados. «Tornillo 1/2», «TORNILLO 1/2"» y «Torn. media» son el mismo producto: si entran como tres, el desorden pasa intacto al sistema nuevo.
2. Dibujar los almacenes como son. Cada almacén con sus zonas y sus estantes, y cada ubicación rotulada con su código de barras.
3. Elegir la fecha de corte con el contador. Conviene un cierre de mes, para que el saldo con el que arranca el sistema sea el mismo de la contabilidad.
4. Contar por zonas. Cada zona se congela solo mientras se cuenta, y lo que entra o sale en ese rato se anota aparte. Las diferencias grandes las vuelve a contar otra persona.
5. Cargar el inventario inicial por almacén, ubicación, lote y costo. El contador valida los costos antes del arranque: si el valor cargado no es igual al de la cuenta de mercaderías, el kardex nace descuadrado.
6. Arrancar sin un Excel en paralelo. Llevar los dos duplica el trabajo y termina en dos versiones del stock. Es mejor que, las primeras semanas, el almacén cuente a diario los productos de mayor valor.
7. Contar seguido, no una vez al año. Con una zona distinta cada semana, las diferencias aparecen cuando todavía se puede averiguar qué pasó. En Odoo, cada ajuste queda con su motivo y su cuenta contable.

Más detalle sobre la carga de productos, stock y costos en compras e inventario.

Preguntas para hacerle a cualquier proveedor

Antes de elegir un sistema de inventario, conviene pedir que muestren, con productos de ejemplo:

1. Un producto con stock en dos almacenes, con su ubicación y su lote.
2. Un despacho que tome primero el lote que vence antes.
3. Un intento de despachar algo que no hay: ¿el sistema lo impide?
4. Un conteo hecho con el celular y el ajuste que genera, con su motivo y con el nombre de quien lo aprobó.
5. La orden de compra sugerida para un producto que está por acabarse.
6. El kardex del mes en el formato 13.1, comparado con la cuenta de mercaderías.
7. Cómo se carga el inventario inicial y quién valida los costos.

Si alguna de estas pruebas queda para «después de la implementación», conviene pedir verla funcionando en otra empresa.

Ordenemos tu inventario

Si el inventario de tu empresa todavía vive en Excel, te mostramos en 30 minutos cómo se verían tus almacenes en Odoo y cómo sería el arranque con el stock que tienes hoy.

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